¿Cómo hacer un seguimiento del inventario como dispensario o empresa de cannabis?

Como operador de un dispensario legal de cannabis, cada gramo de producto que se compra en tu turno es tu responsabilidad. Eso significa que tienes que asegurarte de que tienes suficiente inventario para tus clientes, de modo que no pierdas su negocio a manos de un competidor. También significa asegurarse de que no tiene un exceso de existencias, lo que podría provocar pérdidas financieras. Cuando se trata de hacer un seguimiento de su inventario, un pequeño error puede costarle el negocio debido a las leyes de cumplimiento.

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La gestión del inventario es uno de los mayores problemas de los dispensarios

A estas alturas ya has hecho el inventario tantas veces que todo es un gran borrón verde, así que sabes lo loco que puede llegar a ser este proceso. Cualquier discrepancia puede meterte en problemas, y rápidamente. Las auditorías de inventario que se realizan con regularidad son vitales. Si aún no lo haces, es hora de empezar. Utiliza un sistema de seguimiento de la semilla a la venta para asegurarte de que no cometes ningún error que pueda hacerte perder la licencia.

Es mucho en lo que pensar y estar al tanto, pero hoy en día hay programas informáticos que pueden facilitarle el trabajo.

Cómo hacer un seguimiento del inventario en un dispensario

Si todavía no está utilizando un sistema de seguimiento de software de TPV para dispensarios, es el momento de considerarlo. Mientras tanto, las respuestas a las siguientes preguntas le servirán de guía para tener su inventario bajo control y mantenerlo así.

¿Está seguro de que cumple la normativa?

El aspecto más importante del seguimiento de su inventario es asegurarse de que cumple las normas. Admitámoslo, si no cumple con las normas, el resto de las mejores prácticas de nuestra lista no importarán. Independientemente de dónde se encuentre, su gobierno local tiene leyes estrictas en relación con el seguimiento de su inventario. Tendrás que asegurarte de que cumples con ellas y ser capaz de demostrarlo.

Muchos estados utilizan el sistema METRC, que significa Marijuana Enforcement Tracking Reporting Compliance (Seguimiento del Cumplimiento de la Ley sobre la Marihuana), para controlar el cumplimiento de las leyes y asegurarse de que los dispensarios las cumplen. Este sistema se creó para ayudar al crecimiento de la industria, facilitando el crecimiento, la venta y el transporte de cannabis legal y desalentando el crecimiento y la venta ilegal.

Los datos que METRC rastrea son accesibles para las agencias gubernamentales que supervisan la industria. Si estás en un estado que utiliza el METRC, puedes ahorrar mucho tiempo, dinero y molestias si utilizas un sistema de seguimiento de la semilla a la venta que te permita asegurarte de que eres capaz de proporcionarles los datos que necesitan para saber que cumples y sigues las leyes.

¿Está calibrada su balanza?

Puede que pienses que si tu marihuana está preenvasada puedes confiar en que el peso sea exacto, pero la verdad es que nunca se puede ser demasiado cuidadoso. Incluso si tratas con distribuidores con licencia con los que tienes buenas relaciones profesionales, sus balanzas podrían estar defectuosas sin que ellos lo sepan. Sea cual sea su inventario o su procedencia, es fundamental que lo pese en cuanto llegue.

Utilizar una balanza certificada por la Conferencia Nacional de Pesos y Medidas significa que podrá pesar incluso grandes cantidades de producto y estar seguro de que está obteniendo una lectura precisa. Incluso si adquiere una balanza de primera línea aprobada por la NTEP, tendrá que volver a calibrarla antes de cada toma. Puede hacerlo usted mismo o asignarlo a un miembro de su personal y hacer que sea su responsabilidad.

¿Están organizadas sus categorías de productos?

Tienes flores, comestibles, cogollos, tinturas, bebidas, aceites, pre-rolls y mucho más. Puede ser fácil perder la pista cuando se trata de tanta variedad. Al usar un sistema POS para dispensarios, puedes crear categorías y luego asignar cada pieza del inventario a una específica a medida que llega para mantenerlo todo en orden.

Otra ventaja de utilizar un sistema para categorizar tus productos es que podrás sincronizarlo con los menús en línea de tu propio sitio web, con los menús digitales de tu tienda y con sitios como WeedMaps. Al introducir esta información una vez en lugar de durante cada parte de este proceso, te ahorrarás mucho tiempo, algo que la mayoría de los propietarios de dispensarios tienen muy poco.

¿Ha asignado números SKU?

Si está en un estado METRC, sus productos le llegarán con un código de barras único. Una vez que reciba el inventario con un código de barras METRC, añada también su propio número SKU. Esto le permitirá ver qué SKU está unido a qué productos, de modo que pueda hacer un seguimiento para las entidades a las que tendrá que informar y para las necesidades de sus clientes.

¿Ha fijado sus niveles de PAR?

En la venta al por menor, sus niveles de PAR lo son todo. Como operador de un dispensario, debe saber qué productos deben estar disponibles y durante cuánto tiempo. Tus clientes cuentan con que tengas lo que necesitan, cuando lo necesitan, especialmente cuando tratas con pacientes de marihuana medicinal que tienen necesidades especiales de salud.

El uso de un sistema de TPV para dispensarios significa que podrá coordinar sus promociones con su inventario para asegurarse de que nunca se agote, y también le permitirá ver cuándo tiene un exceso de existencias.

¿Qué pasa con el robo de empleados?

A ningún operador de un dispensario le gusta pensar en que su gente le robe, pero sucede. Otra ventaja de un sistema de TPV es que sus empleados tendrán que iniciar sesión para utilizarlo. Si se pierde el inventario, este paso hará mucho más fácil rastrear la desaparición hasta la fuente, ya sea accidental o deliberada. Cuando sus trabajadores sepan que cada gramo de producto está contabilizado y que han iniciado una sesión, se lo pensarán dos veces antes de intentar darse una bonificación no autorizada.

Los sistemas de TPV de venta de semillas requieren una formación mínima para su uso y pueden agilizar fácilmente las operaciones para un dispensario de gran volumen con una gran plantilla. Un sistema de TPV puede ayudarle a generar mayores beneficios al tiempo que minimiza los riesgos, especialmente si está diseñado para el sector del cannabis. Con el sistema de TPV adecuado, puede hacer un seguimiento rentable del ciclo de vida de cada uno de sus productos y seguir cumpliendo la normativa, salvaguardando la salud de su negocio a largo plazo.